¿Tu trabajo requiere dominar las hojas de cálculo y piensas estudiar Excel? Si no estás muy familiarizado con ese programa, entonces es posible que hayas experimentado el disgusto de utilizar la fórmula incorrecta para analizar un conjunto de datos. Muchas veces pueden pasar horas y horas hasta que finalmente se encuentra la función necesaria.
A fin de ayudarte, en Certus te mostraremos algunas de las funciones más importantes de Excel. De esta forma, tendrás un mejor dominio sobre aquel extenso programa.
1.- CONCATENAR
Si bien la palabra concatenar puede sonar muy elaborada, se trata de una función que, en esencia, te permite combinar datos en una sola celda. Digamos por ejemplo que tienes un nombre y un apellido en las celdas A1 y A2 respectivamente. Entonces, puedes ingresar =CONCATENAR(A1,“ ”,A2), lo cual combinará los nombres en una sola celda con las comillas (“ ”) añadiendo un espacio al medio.
2.- MAX y MIN
Estas son funciones bastante simples que te ofrecen los valores máximos y mínimos. Solo debes ingresar en la columna o fila con números que quieres buscar y te dará como resultado el MAX o MIN dependiendo de la que utilices. Por ejemplo, =MAX(A1:A10) te mostrará el máximo valor numérico en aquellas filas.
3.- NOMPROPIO
Esta función es muy útil cuando un conjunto de datos tiene mucho texto en formato extraño que luce mezclado con mayúsculas en posiciones incorrectas. Por ejemplo, la celda A1 podría mostrar el texto: lisTa De estudiaNteS. En ese caso, podrías ingresar =NOMPROPIO(A1), lo cual lo cambiaría inmediatamente a Lista de Estudiantes.
4.- INDICE + COINCIDIR
Esta es una de las combinaciones de funciones más utilizadas en Excel cuando se trata de realizar búsquedas. Cuando se usan en combinación, INDICE y COINCIDIR te permiten extraer valores de un gran conjunto de datos de forma precisa.
El orden que debes seguir es el siguiente: =INDICE(lista de valores, COINCIDIR(lo que deseas buscar, columna, identificador de orden)). De esta forma, te es posible buscar en toda la hoja de cálculos.
5.- BUSCAR y HALLAR
Estas son dos de las funciones importantes en Excel cuando se necesita aislar texto específico dentro de un conjunto de datos. Ambos se encuentran listados aquí porque =BUSCAR te da como resultado una coincidencia exacta. Por ejemplo, si usas =BUSCAR e ingresas la palabra Promedio, solo obtendrás la palabra en exactamente las mismas condiciones en las que la escribiste: Promedio.
Con =HALLAR ocurre algo diferente. Si ingresas Promedio con esta función, los resultados que obtengas pueden ser Promedio o promedio, lo cual hace que el rango sea un poco más amplio. Ambas funciones te serán particularmente útiles cuando busques anomalías en un conjunto de datos.
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6.- BUSCARV
Y ya que hablamos de funciones de búsqueda, es necesario mencionar BUSCARV. Tiene una utilidad similar a INDICE + COINCIDIR, pero solo te permite examinar y devolver un valor correspondiente de otra columna de forma horizontal (izquierda a derecha).
7.- Comparaciones con SI
Esta te permite obtener un resultado con valores ciertos o falsos, por lo que se trata de una de las funciones lógicas de Excel. Un ejemplo nos permitirá explicarlo de mejor forma. Un profesor que necesita colocar las notas de un grupo de alumnos, puede utilizar la función SI para determinar, en base a las calificaciones, quiénes se encuentran aprobados y quiénes reprobaron.
8.- Y
Esta es otra función lógica de Excel que se encarga de revisar si determinados argumentos son ciertos o falsos. Por ejemplo, =Y(A1”BIEN”,B2>10) dará como resultado VERDADERO si es que A1 es BIEN y el valor de B2 ES MAYOR QUE 10. También es posible revisar más valores si los añades con una coma.
9.- LARGO
Esta función te brinda rápidamente el número de caracteres en una celda determinada. LARGO es especialmente útil cuando se intenta determinar las diferencias entre identificadores únicos, los cuales son bastante extensos y no se encuentran en orden. Para utilizarla, simplemente debes ingresar =LARGO(seleccionar celda).
10.- SUMA, CONTAR, PROMEDIO
Terminaremos la lista con tres de las funciones más básicas de Excel. Como su nombre sugiere, SUMA te permite sumar cualquier número de columnas o filas al seleccionarlas o escribir en ellas. Por ejemplo, ingresar =SUMA(A1:A8) sumaría todos los valores entre las celdas A1 y A8.
De igual forma, CONTAR cuenta el número de celdas en un conjunto que comprende diferentes valores. Por otra parte, PROMEDIO te muestra el promedio de los números en un determinado número de celdas. Si bien, estas son bastante básicas, son tres de las principales funciones de Excel.
Ahora conoces algunas de las funciones más útiles de Excel. Se trata de un programa muy amplio, por lo que siempre es recomendable conseguir la formación adecuada que te ayude a dominar por completo las hojas de cálculo.
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