Ya sea que esté calculando cifras de ventas, importando una lista de correo electrónico o analizando datos para un informe mensual, es probable que necesite usar Microsoft Excel para parte de su trabajo diario. Si bien la mayoría de nosotros no somos adictos a las hojas de cálculo, aprender algunos atajos para ahorrar tiempo puede ayudarlo a hacer las cosas de manera más rápida y eficiente en Excel.
Aquí hay nueve de nuestros trucos favoritos de Microsoft Excel que hacen que cambiar el tamaño de las columnas, cambiar el formato de los números e incluso incrustar una hoja de cálculo en un documento de Word sea un trabajo rápido.
9 trucos de excel para el día a día
1. Seleccione todo con un solo clic
¿Alguna vez ha necesitado seleccionar rápidamente toda su hoja de cálculo? Puede hacerlo con un solo clic, simplemente haciendo clic en la flecha en la esquina superior izquierda de su hoja de cálculo.
2. Cambiar el tamaño de las columnas para que se ajusten con 2 clics
Los tamaños de columna estándar en Excel no dejan mucho espacio para el texto, por lo que a menudo verá columnas que se ven así:
Es fácil cambiar el tamaño de cada columna individualmente haciendo clic y arrastrando con el mouse, pero hay una manera más rápida. Simplemente desplace el cursor a la derecha de la columna que desea cambiar de tamaño y haga doble clic.
Para cambiar el tamaño de varias columnas, simplemente seleccione las columnas o filas, luego haga doble clic junto a cualquiera de las columnas seleccionadas para expandir todas las columnas a la vez.
3. Comience una nueva línea en una celda seleccionada
A veces le gustaría agregar un salto de línea dentro de una celda, incluso si la celda es lo suficientemente ancha como para que quepan todas las palabras. La mayoría de los usuarios descubren rápidamente que presionar la tecla Intro no les permitirá comenzar el texto en la siguiente línea, como ocurre en Microsoft Word. Presionar Enter simplemente lo lleva a la siguiente celda en la hoja de cálculo.
Para agregar una nueva línea a una celda, presione Alt + Enter mientras escribe dentro de la celda. Esto moverá el cursor hacia abajo para que pueda escribir en la siguiente línea. Tenga en cuenta que esto es diferente a la función Ajustar texto de Excel, que solo colocará información en la segunda línea si la columna es demasiado pequeña. El comando Alt + Enter fuerza un salto de línea, independientemente del ancho de la columna.
4. Use accesos directos para seleccionar filas o columnas
Si bien seleccionar columnas y filas enteras con el mouse es bastante fácil simplemente haciendo clic a la izquierda de una fila o en la parte superior de una columna, el uso de métodos abreviados de teclado puede ahorrarle tiempo y desplazamiento, especialmente en hojas de cálculo muy grandes. Para seleccionar una fila o columna, haga clic en cualquier parte de la fila o columna que desee seleccionar.
Para seleccionar una fila completa, presione Mayús + barra espaciadora .
Para seleccionar una columna completa, presione Ctrl + barra espaciadora .
5. Facilita el formateo de números
Si tiene una columna larga de números que le gustaría mostrar en formato de moneda o como porcentaje, aquí hay un par de teclas de método abreviado que querrá memorizar para ahorrar tiempo:
$ Formato de moneda
Seleccione la columna de números, luego presione Ctrl + Shift + $ para mostrar los números como moneda completa con un signo de dólar, comas y 2 lugares decimales.
% Formato de porcentaje
Seleccione la columna de números, luego presione Ctrl + Shift + % para mostrar los números como un porcentaje.
6. Insertar/eliminar nuevas filas o columnas de forma fácil
¿Necesita agregar una columna o fila a su hoja de cálculo rápidamente? Ahorre tiempo y molestias usando esta sencilla combinación de teclas de método abreviado. Primero, seleccione una columna o fila. Luego presione Ctrl + Shift + ‘signo más’ (el botón con = y +). Aparecerá una nueva columna o fila a la izquierda o encima de la columna o fila que seleccionó.
También puede insertar varias filas y columnas de esta manera. Simplemente seleccione la cantidad de filas o columnas que desea insertar antes de usar el acceso directo. Entonces, si selecciona tres columnas y usa el acceso directo, obtendrá tres columnas nuevas junto a las columnas seleccionadas.
Eliminar columnas y filas es tan fácil como agregarlas. Simplemente seleccione las columnas o filas que desea eliminar. Luego presione Ctrl + signo menos. ¡Adiós columnas innecesarias!
7. Agregue rápidamente la fecha u hora actual a su hoja de cálculo
¿Alguna vez ha necesitado agregar la fecha de hoy o la hora actual en una celda de su hoja de cálculo? Aquí hay una manera rápida de hacer precisamente eso.
Simplemente haga clic en una celda vacía y use estas teclas de método abreviado:
Fecha actual: presione Ctrl + ; (punto y coma)
Hora actual: presione Ctrl + Shift + : (punto y coma)
8. Incrustar una hoja de cálculo de Excel en Word
A veces es útil mostrar una parte de su hoja de cálculo en un documento de Word. Una de las mejores formas de hacerlo es incrustando la hoja de cálculo directamente en su documento.
Así es como se hace:
Seleccione la sección de la hoja de cálculo que desea incrustar en su documento de Word.
A continuación, cópielo en el portapapeles con el atajo Ctrl+C . Ahora abra un documento de Word existente o cree uno nuevo. Coloque el cursor donde desea que aparezca la copia de la hoja de cálculo.
Vaya al botón Pegar en la barra de herramientas y haga clic en Pegado especial .
Elija la opción Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Office Excel . Luego, asegúrese de que la opción Pegar enlace esté seleccionada y haga clic en Aceptar .
Ahora debería ver una copia de su hoja de cálculo duplicada en su documento de Word, así:
Dado que elegimos Pegar enlace en las opciones anteriores, los datos en Word están vinculados a su hoja de cálculo original en Excel. Eso significa que cualquier cambio que realice en Excel se reflejará inmediatamente en el documento de Word incrustado. ¡Un gran ahorro de tiempo!
9. Haga clic y arrastre para copiar fórmulas entre celdas
Si Excel es bueno en algo, es en matemáticas. Procesa números aún más rápido copiando rápidamente tus fórmulas en las celdas.
Simplemente resalte las celdas que contienen fórmulas que desea copiar y desplace el cursor sobre la esquina inferior derecha. Luego simplemente haga clic y arrastre para copiar su fórmula en más celdas.
También puede usar los comandos Copiar y Pegar para hacer lo mismo.
Consejo profesional: al copiar fórmulas, Excel cambiará automáticamente las referencias de celda por usted. Estos se conocen como referencias relativas. Si desea que su fórmula se calcule en función de las mismas celdas, debe agregar $ antes del número de fila y/o letra de columna para que sea una referencia absoluta.
Por ejemplo, en la tabla de multiplicar anterior, siempre querrá que sus fórmulas multipliquen los valores de la Columna A por los de la Fila 2. Entonces, cuando esté configurando su fórmula en la celda B3, escribiría =$A3*B$2
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